因此,这个词后来也被延伸到我们生活和工作的领域里来应用,主要指那些原本客观存在,但因考虑不周或视而不见导致的一系列错误的认知和行为。
最近几年,很流行四象限图,想来你对这种工具的应用不会陌生。那么,我就还以这个大家应用的比较熟悉的工具,示范一下,来帮你判断一下在你在工作中,你所需求的知识和能力要求里,哪些地方有盲点。
请画一个四象限图,也就是一个十字,选择在四个格子里,分别放入这几个词:“别人知道,我也知道”。“别人不知道,但我知道”,“别人不知道,我也不知道”,“我以为我知道,但等别人一解释,我才知道我其实不知道”。
如果你在四象限的格子里对应进去了,那么请将后两个涂红,这两个领域,可能就是你的盲点区。
找寻职场中的盲点区
理论上,辨识盲点区,其实就这么简单。但在实践操作中,却很难。最难的部分,是我真的不知道我不知道。自己不知道自己不知道,基本上就形同它不存在一样。
但转换观念,重新想一下,我们最常见的生物界和科学界很多的东西,它们在常规情况下,我们也不知道自己不知道啊,但他们又是怎样知道了的呢?
例如,发现水中有微生物或细菌,眼睛是看不到的,我们是怎么发现的呢?其中一个方式,是借助工具,比如放大镜等之类的东西,来改变自身的限制和条件,从而看到它们。
实际上,我们在工作中发现自己知识和能力盲点的方式也相似,那就是借助外力,接触一些有效的管理和测试、学习工具,来帮我们改善自身条件,来发现自己的知识和工作能力上的盲点。
这些工具和外力,就像X光一样,穿透阻碍或者误导我们的外形和表象,扫描出表象下面的真实状况和问题,从而帮我们找出盲点所在,进行改善和补强。
到底什么样的外力和工具能帮到你呢?
一
外力
上司的批评
排除出无理取闹,或者情绪极端的情况,大部分情况下,上司的批评,一般都是从常识和基本要求面出发来判断的。所以,一旦受到上司的批评,你应该立即停下来检视,这可能意味着你没能达到基本的要求和满足你在你的岗位上应该满足的条件。
同事的抱怨
抱怨不是个好现象,我们在工作中不提倡抱怨,因为抱怨很难帮你解决实质性的问题,只会带来负面情绪。但对于一个追求上进的人而言,却可以从同事的抱怨中捕捉住工作中不合理处和改善点。
所有大的问题,都是由小的、琐碎的、细微的问题和不合理点所累积而成的,他们犹如问题下面的冰山,如果你感受到的早,发现的早,及早采取措施,那么酿成大祸的问题就会少很多。
3
客户的投诉
客户是最敏感的,达不到要求,就会直接说出来,这其实是发现工作盲点的最佳方法之一。同事会碍于情面而回避问题,会误导你,或者削减你对问题严重性的判断,但客户不会。基本上,客户的所有问题,都是真问题,不解决,大多会酿成损失严重的大问题。所谓“千里之堤,毁于蚁穴”,几乎每一个客户投诉,都可能是毁掉大堤的蚁穴,或者推土机。
下属的不满
这是一个最容易被忽略的地方。几乎任何一个管理人员的失败,或者一家公司的失败,他们的员工都会最先感知的到。所谓“春江水暖鸭先知”,他们是最能先感觉到水冷水热的人。
但全世界的管理者最易犯的错误之一,就是会低估自己的员工。很多老板和管理者总自以为自己是公司里(或者部门)最聪明的一个,但这往往也就变成了他们最大的盲区。
等到船员纷纷弃船逃生的时候,船长纵是有通天之才,也无能无力。所以,最好的方法,最能发现问题与盲点的方法,就是感受他们的感受,快乐他们的快乐,在他们的细微变化中,寻求你可能还没用看到的问题所在。
二
工具
随着管理水平的提高和发展,现在的工作中,我们接触到的各种管理工具越来越多,能应用的领域也越来越广。
很多成熟的管理理论和工具,本身就是被很多管理者在实践的过程中,总结和完善出来的,它们既科学,又易操作,运用得当,大多都会帮到我们提升效率,同时事半功倍。
但现在的问题不在工具本身上,而在于我们对待工具的态度和应用的方式上。
5W2H
我认为在解决问题的实用化方面,能帮我们发现盲点的工具,首推5W1H(后被完善为6W2H)。
我曾经写过一篇文章,叫《解决问题的黄金思考模式》中,专门是谈这个工具的,因此我在这里不赘述了,有兴趣的朋友可以直接找到这篇文章看看。我在这里主要说几句大家接受这种工具的观点。
很多人说,这是入门的最浅显的东西,早就会了,而且觉得我说它是“黄金思考模式”,是夸大其词。这个工具浅显易懂,我承认,但说它是“黄金思考模式”,我却一点也没有夸张。
这个工具,是迄今我所见的思考工具中,被总结的最简单,但却又最系统、完整的一种思考模式。它的出色之处,在于简单易学、易记、易于应用。
但易于理解和应用,并不代表就一定浅,也不代表能运用的好。
我2013年在一家在某个细分领域做到世界第一的工厂任职副总裁时,发现,很多的管理者其实开不好一个会,也做不好问题的跟进和落实工作。
后来,用我在上文中举例的贯彻了6W2H精髓的会议记录方式,坚持了半年后,现场的管理人员和技术人员,在解决问题的能力上提升了很多。
这也再次证明,理解和应用工具是需要坚持不断与实践相结合,才能逐步提高。只是知道是没用的。
金字塔模式
我觉得第二个了不起的工具(方法),就是芭芭拉·明托发明的金字塔模式的逻辑思考方式。
所谓金字塔原理,就是指:任何事情都可以归纳出一个中心论点,而此中心论点可由三至七个论据支持,这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,状如金字塔。
这个原理,很好地解决了写作逻辑和思考逻辑方面的问题。它的特点是由一个总的思想统领多组思想。
在这种金字塔结构中,思想之间的联系方式可以是纵向的——即任何一个层次的思想都是对其下面一个层次上的思想的总结;也可以是横向的——即多个思想因共同组成一个逻辑推断式,而被并列组织在一起。
这个原理模型,很好地剔除掉了容易分散我们注意力的方式和因素,因此可以帮助我们在很短的时间里,简明扼要地写好报告和文章。
5个为什么
第三个工具,就是五个为什么分析法。
这种工具是丰田的大野耐一发明的,我们在遇到问题和思考问题的时候,往往都会问个为什么,而一般,你都会得到一个答案。
但,其实,这远不是真正的原因,而只不过是问题的表现而已。挖掘深入的方法,就是连续追问为什么,按照日本丰田公司副社长(也就是发明了丰田生产方式的)大野耐一的说法,你至少要追问五个,当然,根据需求,也可以更多。
为了示范五个为什么的用法,大野耐一先生举了一个例子来找出停机的真正原因。
有一次,大野耐一在生产线上的机器总是停转,虽然修过多次但仍不见好转。于是,大野耐一与工人进行了以下的问答:
一问:“为什么机器停了?”
答:“因为超过了负荷,保险丝就断了。”
二问:“为什么超负荷呢?”
答:“因为轴承的润滑不够。”
三问:“为什么润滑不够?”
答:“因为润滑泵吸不上油来。”
四问:“为什么吸不上油来?”
答:“因为油泵轴磨损、松动了。”
五问:“为什么磨损了呢?”
再答:“因为没有安装过滤器,混进了铁屑等杂质。”
经过连续五次不停地问“为什么”,才找到问题的真正原因和解决的方法,在油泵轴上安装过滤器。
如果没有这种追根究底的精神来发掘问题,很可能只是换根保险丝草草了事,真正的问题还是没有解决。
能帮助我们提升效率和质量,防止出现盲区的工具还有很多,如六顶思考帽法,PDCA法,事业优先顺位矩阵图,价值链分析,SWOT分析,影响要素分析……
但以上工具是我认为最简单易懂、最易于操作、又能最快速见效的,故推荐之。