实验室建设及管理
实验室在接受远程评审时应做好哪些准备呢?
时间:2022-01-14 16:58  浏览:17
  由于疫情的影响,CNAS对许多评审已安排远程评审。全球各国的认可机构也纷纷出台远程评审的政策和指南,那么实验室在接受远程评审时应做好哪些准备呢?
  
  1. 软件和电子设备的准备
  
  与评审组确认远程评审需要使用的软件,如腾讯会议、钉钉或微信等,提前下载并试用软件;
  
  配备足够的电脑,通常电脑的数量至少与评审组人数相当;
  
  确认WIFI速度,保证视频的清晰度和效果;
  
  为保证通话质量,建议准备耳机或专用麦克风;
  
  建议准备一个会议室,最好配备投影设备,将评审组调阅的记录提前准备好,应确保安静的视频环境;
  
  根据评审组人员分工,确认陪同人员。当需要多个人共同回答评审员的问题时,应准备相应的会议室或房间;
  
  建议指定专人做好通讯软件的技术应急工作;
  
  在评审前最好与评审组长试运行相关视频软件,以及早识别可能存在的问题。
  
  2. 文件和记录的准备
  
  除了通常现场评审应提交的体系文件和记录外,评审组可能会要求提供更多的电子记录。目前还有许多实验室保存纸面记录,特别是质量管理记录,实验室可以将比较重要的质量管理记录先行拍照或扫描。如果实验室绝大多数记录均是纸面记录,如原始记录,实验室不可能提供电子版本的记录,此时最好请评审组视频查阅。
  
  实验室在信息管理系统中,给评审组开放查阅的权限,也是一种方式,但可能会涉及权限设置范围等系统管理工作,技术上是否可行,实验室可以做出评估以决定是否采用该方式。
  
  3. 现场试验的准备
  
  提前与评审组确定现场见证试验项目;
  
  现场试验可以提前录视频的方式,在录像时最好请操作人员解释操作的步骤以及注意事项;试验时间比较长的项目不需要录制全部过程,可以只展示关键步骤,省去的过程可以在视频中说明。实验室应确保视频中包含了对测试项目很关键的试验环境条件、设备和操作人员。可以将视频上传到实验室自己网站的“内部区域”,请评审员在线观看,以避免视频太大不便发送。
  
  评审员如需现场观察试验过程,实验室应在评审前与评审员沟通,了解其需要见证哪些关键步骤。样品应提前准备好。如果样品前处理时间较长,经评审员同意,可以在评审前对样品进行前处理。
  
  4. 保密事项
  
  在传统的现场评审中,很多记录实验室无需提交给评审组,由评审员现场直接调阅相关记录。但在远程评审中,为便于评审的便利性,评审员可能会要求将记录发送给评审员。因此,实验室以电子版发送给评审组的记录远远大于现场评审。如果实验室对于特殊的记录,如涉及个人隐私的人员档案、某个敏感的检测报告,认为发送电子版本风险较大,可与评审组进行协商,采用分享屏幕或视频等方式让评审员查阅。
  
  录制视频时最好隐去样品的具体信息,以防视频泄露对客户的影响。但样品信息可以单独告知评审员。
  
  实验室可以要求评审组长提供评审组签署的CNAS“现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明”的电子版。
  
  5. 与评审组的沟通
  
  与评审组良好和及时的沟通是远程评审的重要环节。评审的重要内容就是搜集实验室符合认可要求,并有资源和能力从事测试活动的客观证据,实验室有责任配合评审组,使其及时获得充分的支持性信息。
  
  远程评审时间具有灵活性,拟定时间内如遇到任何困难,可与评审员协调,合理地调整视频对话时间。

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